Beleidsverklaring
Het is ons beleid om al onze activiteiten op een eerlijke en ethische manier te verrichten. We voeren een beleid van nultolerantie wat betreft omkoperij en corruptie en streven ernaar op een professionele, eerlijke en integere manier te handelen in al onze activiteiten. We streven er ook naar om effectieve systemen in te voeren en op te leggen om omkoperij te bestrijden.
2 Voor wie geldt dit beleid?
Dit beleid is van toepassing op alle personen op alle functieniveaus en in alle kaders, inbegrepen senior managers, directeuren, werknemers (zowel permanente werknemers, interim werknemers of werknemers voor een bepaalde duur), consultants, aannemers, of elke persoon die een dienst aan ons levert.
3 Wat is een steekpenning?
Een steekpenning is een financieel of ander voordeel aangeboden of gegeven:
- aan iemand om hen over te halen of hen te belonen om hun werk op een ongepaste manier uit te voeren, of;
- aan welke ambtenaar dan ook, met de bedoeling om de ambtenaar te beïnvloeden in het uitvoeren van zijn/ haar taken.
4 Relatiegeschenken en representatiekosten
Het geven en ontvangen van relatiegeschenken van lage waarde en van normaal, gepast vermaak is niet verboden onder dit beleid. In bepaalde omstandigheden kunnen relatiegeschenken en vermaak echter gelijkstaan met omkoperij, en werknemers moeten strikt voldoen aan het ethisch beleid van Domino wat betreft relatiegeschenken en vermaak. We bieden nooit relatiegeschenken en vermaak aan met de bedoeling een persoon over te halen ongepast te handelen of een ambtenaar te beïnvloeden in de uitvoering van zijn taken.
5 Faciliterende betalingen en smeergeld
We geven, en ontvangen, nooit faciliterende betalingen of "smeergeld" van welk type ook. Faciliterende betalingen zijn meestal kleine, niet-officiële betalingen voor het verkrijgen of versnellen van een routinetaak van een ambtenaar. Smeergeld zijn meestal betalingen voor het verkrijgen van een zakelijke gunst of een zakelijk voordeel. Alle werknemers moeten elke activiteit vermijden die ertoe kan leiden dat, of kan suggereren dat, een faciliterende betaling of smeergeld zal worden gegeven of ontvangen door ons.
6 Schenkingen
Wij geven geen schenkingen van welke soort ook aan politieke partijen. We geven geen schenkingen aan liefdadigheidsorganisaties met het doel een commercieel voordeel te bereiken.
7 Boekhouding
7.1 We beschikken over een boekhouding en de nodige interne controles die de zakelijke redenen van elke betaling aan derde partijen onderbouwen.
7.2 Alle onkosten wat betreft vermaak, relatiegeschenken of representatiekosten gemaakt voor een derde partij moeten worden ingediend in overeenstemming met ons beleid voor onkosten en moeten specifiek de reden voor de uitgave omschrijven.
7.3 Alle rekeningen, facturen, memoranda en andere documenten en registers wat betreft de betrekkingen met derde partijen zoals klanten, leveranciers en zakelijke contacten moeten nauwkeurig en uitputtend worden opgesteld en up-to-date gehouden. Er mogen geen rekeningen "buiten de boeken" worden gehouden om ongepaste betalingen te faciliteren of te verbergen.
8 Kwesties melden
Werknemers worden aangemoedigd om zo vroeg mogelijk elke zaak of elk vermoeden van misbruik te melden. Werknemers zullen geen schade ondervinden als gevolg van het melden van oprechte vermoedens van omkoperij, zelfs als deze later ten onrechte blijken te zijn.
9 Opvolging
De doelmatigheid van dit beleid zal regelmatig worden herzien door de Raad van Bestuur. De interne controlesystemen en procedures zullen worden onderworpen aan een audit volgens het interne auditproces.